Håndtering av henvendelser til kontrollutvalget

Solveig Kvamme, rådgivar Sunnmøre kontrollutvalgssekretariat IKS

4. august  2022

Henvendelser er viktige for kontrollutvalget

Henvendelser er en viktig del av kontrollutvalgets arbeid med å føre kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltningen. Det kan dreie seg om generelle innspill til tema og områder for revisjon eller til andre kontrollhandlinger og bør sees i sammenheng med kontrollutvalgets planarbeid.

Kontrollutvalget kan få henvendelser som kan omhandle tips om konkrete og mulige kritikkverdige forhold. Det kan komme fra innbyggere, folkevalgte, næringsaktører, ansatte, media, organisasjoner, revisor eller andre. Det viser seg at det er få kontrollutvalg og sekretariat som har avtalt faste rutiner for hvordan slike henvendelser tas imot og følges opp.

Forum for kontroll og tilsyn (FKT) har derfor laget en veileder som omtaler håndtering av denne type henvendelser til kontrollutvalget. FKT opprettet høsten 2021 en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å utarbeide en veileder[1]. Det er denne som ligger til grunn for artikkelen du nå leser.

Formålet med veilederen er å gi råd og anbefalinger når kontrollutvalget skal beslutte hvordan de vil håndtere slike henvendelser vi her snakker om. Veilederen er ment å være et supplement til departementet sin 3. utgave av Kontrollutvalsboka[2].

Kontrollutvalgets mandat og avklaring av roller

Kontrollutvalgets mandat er å være kommunestyrets utøvende kontrollorgan. Ut over det som er bestemt i lov og forskrift, kan kontrollutvalget i prinsippet ta opp ethvert forhold ved kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, så lenge det kan defineres som kontrollarbeid.

KS sitt folkevalgtprogram[3] omtaler de ulike rollene som en folkevalgt har. I kontrollutvalget er det styringsrollen som er mest fremtredende, da det handler om oppfølging og kontroll.

Når et medlem i kontrollutvalget mottar en henvendelse fra en innbygger om mulige kritikkverdige forhold, så bør det håndteres mer formelt enn det den partipolitiske rollen som folkevalgt ellers gjør. Kontrollutvalget er et kollegium som skal ivareta en kontroll og tilsynsfunksjon i fellesskap på vegne av kommunestyret. Det tilsier at den enkelte representant bør være forsiktig med å uttale seg på vegne av kontrollutvalget uten at utvalget står sammen om det.

Dette er noe av bakgrunnen for at veilederen peker på at kontrollutvalgsmedlemmer ikke bør gjøre egne undersøkelser av en henvendelse eller starte innsamling av fakta. Det kan da fort bli oppfattet som om saksbehandlingen er påbegynt før kontrollutvalget som organ har gjort sin vurdering.

Dersom der er behov for å innhente mer informasjon før kontrollutvalget får seg forelagt henvendelsen, så bør det gjøres i samarbeid med sekretariatet. Dette for å sikre krav til forsvarlig saksbehandling. Terskelen for hva som regnes som saksbehandling er lav. Saksbehandling er når du sammenstiller, vurdere eller bruker informasjon, for så å forberede eller ta en avgjørelse på vegne av virksomheten.[4]

God forvaltningsskikk for å ivareta demokratiet

Kontrollutvalget er et offentlig organ og sekretariatet skal ivareta organets journalførings- og arkivplikt. Utvalget bør forholde seg til god forvaltningsskikk og de krav som stilles rundt personvern, åpenhet og innsyn knyttet til et offentlig organ. Dette er det viktig at både kontrollutvalget og sekretariatet kjenner til og har en felles forståelse av.

God forvaltningsskikk bygger på grunnleggende verdier som demokrati, faglig integritet, effektivitet og rettsikkerhet. Lovverket tar høyde for dette gjennom mellom annet forvaltningslov, offentlighetslov og arkivlov.

Uavhengig av hvilken selskapsform eller hvordan sekretariatet er organisert så ligger arkivansvaret for det enkelte kontrollutvalg hos utvalgssekretariatet. Det er en del av oppdraget å ivareta arkivansvaret, med mindre det er presisert noe annet om dette i oppdragsavtalen.

Veilederen gir åtte konkrete anbefalinger

Arbeidsgruppen har valgt å bygge opp veilederen rundt åtte konkrete anbefalinger og oppfordrer de enkelte kontrollutvalg å lage seg sine egne retningslinjer for hvordan henvendelser håndteres.

Det anbefales sterkt at du tar deg tid til å lese veilederen for å få bredere forståelse for hva som ligger bak hver enkelt anbefaling. Her gir jeg bare en veldig kort beskrivelse under hver av anbefalingene.

Anbefaling 1: Alle skriftlige henvendelser til kontrollutvalget skal journalføres.  

I dag foregår det meste av kommunikasjonen vår digitalt. Det kan være at henvendelsen kommer som en e-post, en video, en SMS, brev på papir eller som en PDF-fil. Uavhengig av hvilket format det kommer i, så er det sekretariatet sin oppgave å vurdere hva som skal journalføres og arkiveres av kontrollutvalgets korrespondanse. Det er ikke formatet på kommunikasjonen som avgjør dette, men innholdet i det og om det blir saksbehandlet.

Dette er det viktig at kontrollutvalgets medlemmer vet slik at når de mottar noe direkte til seg så må det bli oversendt til sekretariatet for journalføring og arkivering. Det er sekretariatet sitt ansvar å svare avsender på at henvendelsen er mottatt og ivareta lovverket rundt det.

Anbefaling 2: Muntlige henvendelser må skriftliggjøres for å kunne behandles av kontrollutvalget

Både kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatene kan oppleve å bli kontaktet av noen som mener de har informasjon som bør sees nærmere på. Den som tar kontakt, bør oppfordres til å sende informasjonen skriftlig. Alternativt kan mottakers notater fra muntlige samtaler arkiveres som et internt notat.

Anbefaling 3: Den som henvender seg til kontrollutvalget må i tråd med god forvaltningsskikk få en skriftlig tilbakemelding på at henvendelsen er mottatt.   

Det anbefales at alle får et svar relativt umiddelbart om at henvendelsen er mottatt. Det er viktig at den som henvender seg til et offentlig organ vet at det er mottatt og får en viss forståelse av hva som skjer videre. Fordi frekvensen på hvor ofte det er møte i kontrollutvalget varierer fra kommune til kommune så kan det bli lenge å vente til utvalget har hatt møte.

Dersom henvendelsen er av en slik karakter at den helt klart burde gått til andre enn kontrollutvalget så bør sekretariatet forsøke å gi avsender veiledning om det.

Avsender har ikke rett på skriftlig tilbakemelding etter kontrollutvalget sin behandling, men når kontrollutvalget lager sin egen retningslinje for hvordan de vil håndtere henvendelser så bør en ta stilling til dette.

Anbefaling 4: Kontrollutvalget bør utarbeide egne retningslinjer for håndtering av henvendelser.  Disse bør inneholde en fremgangsmåte for saksbehandling av henvendelser.

Veilederen er ment som et utgangspunkt for en lokal retningslinje. Mengden henvendelser varierer veldig fra kommune til kommune. Noen utvalg får veldig mange henvendelser hver måned mens andre får kanskje bare et par i løpet av hele perioden.

I retningslinjen er det derfor viktig at en tar med noe om fremgangsmåten og saksgangen. Er innholdet i henvendelsen klart utenfor mandatet til utvalget kan en velge at sekretariatet legger det fram kun til orientering, eventuelt som en del av postlisten.

Når det gjelder andre henvendelser så er det naturlig at sekretariatet drøfter med utvalgsleder hvordan en ønsker at det blir lagt fram for utvalget. Noen ganger kan en orientering fra kommunedirektøren gi nyttig informasjon om det som henvendelsen tar opp og kan være viktig for kontrollutvalget i sin vurdering av om en ønsker å sette i gang en kontrollhandling eller ikke.

Anbefaling 5: Kontrollutvalget bør bruke «trafikklysmodellen» når kontrollutvalget skal vurdere om innholdet i en henvendelse skal følges opp.   

Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp ethvert forhold ved kommunens virksomhet, så lenge det kan defineres som kontrollarbeid. I vurderingen av hvilke henvendelser som kontrollutvalget skal gå videre med, kan det være nyttig å stille noen kontrollspørsmål.

I veilederen er det derfor tatt med en trafikklysmodell som i sin tid ble utarbeidet av Deloitte AS. Denne modellen kan gi god hjelp til refleksjon når kontrollutvalget skal vurdere innholdet i en henvendelse og kanskje bidra til at alle henvendelser blir håndtert så likt og forutsigbart som mulig. Modellen er ikke uttømmende og relevansen av det enkelte spørsmål kan vektes ulikt, men vi tror den kan være et nyttig hjelpemiddel.

Anbefaling 6: Kontrollutvalget bør unngå å gå videre med henvendelser som utrykker generell misnøye med et politisk fattet vedtak, dreier seg om en personlig enkeltsak, er under behandling i ett annet organ eller har en annen naturlig behandlingsvei. 

Her kommer de henvendelsene som vi mener har et innhold som helt klart er utenfor kontrollutvalget sitt mandat. Derfor sier vi i veilederen noe om at utvalget ikke bør bruke mye tid på disse i møtene sine.

Fallgruvene kan være mange dersom kontrollutvalget involverer seg i en henvendelse som egentlig ikke egner seg for kontrollutvalget og de verktøyene som kontrollutvalget disponerer. Det kan være en fare for at oppfølging av henvendelser fortrenger risikoområder der behovet for kontroll er større. Kontrollutvalget må være forberedt på at de ikke nødvendigvis vil klare å møte forventningene til den som har henvendt seg.

Anbefaling 7: Kontrollutvalget bør i sitt budsjettframlegg ta høyde for uforutsette kontrollhandlinger.

Hvordan kontrollutvalget kan gå videre med det henvendelsen peker på, er avhengig av ressurssituasjonen og sakens karakter. Veilederen viser til noen eksempler på kontrollhandlinger som en kan benytte. Ressursbruken for den enkelte kontrollhandling vil være litt ulik.

Kontrollutvalget skal hvert år utarbeide et framlegg til budsjett for kontrollarbeidet, som så skal behandles i kommunestyret. For å gi kontrollutvalget gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille nødvendige ressurser til disposisjon. Kontrollutvalget må på sin side synliggjøre for kommunestyret at det kan oppstå uventede situasjoner som krever uforutsatte kontrollhandlinger.

Hvis kontrollutvalget ikke har tilgjengelige budsjettmidler, kan utvalget fremme sak om ekstramidler fra kommunestyret. I mange kommuner vil nok dette være mer krevende å finne rom for, enn om en i budsjettframlegget tar høyde for det.

Anbefaling 8: Kontrollutvalget bør drøfte hvordan utvalget vil synliggjøre sin rolle og mandat, og hvorfor utvalget ønsker å motta henvendelser.

Kontrollutvalget mottar henvendelser i ulik grad. For at henvendelsene skal bli en verdifull informasjonskilde, bør kontrollutvalget ha en tydelig kommunikasjon utad om hva som er kontrollutvalgets mandat og hvordan utvalget jobber. For å avklare forventningene, kan det være viktig å formidle at kontrollutvalget hele tiden prioriterer innenfor sitt mandat ut fra risiko, vesentlighet og annen kjennskap til innholdet i henvendelsen.

Noen enkle retningslinjer for hvordan den interne og eksterne kommunikasjon skal bidra til å synliggjøre kontrollutvalgets arbeid, kan hjelpe kontrollutvalget til å nå sine mål. Hvilken rolle kontrollutvalget tar i media, avhenger av hvordan utvalget ønsker å jobbe. Det viktige er å skape tillit til at kommunen er underlagt en betryggende, folkevalgt kontroll.

Til slutt:

Kontrollutvalget sitt mandat er å være kommunestyrets kontrollorgan. Derfor er det viktig med en felles rolleforståelse og et godt samarbeid med kommunestyret. Veilederen har med et eget vedlegg med forslag til tiltak for god dialog og samhandling med kommunestyret, som kan være til inspirasjon.

Så langt har veilederen fra FKT blitt godt mottatt og vi håper den kan være til nytte i det viktige arbeidet med kontroll og tilsyn som hvert enkelt kontrollutvalg gjør.

[1] 15.08.22 Veileder Håndtering Av Henvendelser Til Kontrollutvalget

[2] Kontrollutvalsboka – regjeringen.no

[3] Tillit, KS folkevalgtprogram 2019-2023, kap. 2

[4] Arkivverket